Einrichtungspartnerring VME | Elektronischer Belegdatenaustausch
Digitale Rechnungsabwicklung rückt in den Fokus
Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung steht beim Einrichtungspartnerring VME GmbH & Co. KG (kurz VME) im Mittelpunkt. Nicht als Selbstzweck, sondern um die Rechnungsprüfungsprozesse der Mitglieder mit exzellenten Daten zu unterstützen. Lesen Sie hier, wie es dem VME gelungen ist, mehr Effizienz und Wirtschaftlichkeit zu schaffen – die Papiermenge drastisch zu reduzieren und die Handlingkosten in der Wertschöpfungskette zu senken.
Automatisierung der Rechnungsabwicklung rückt bei Zentralregulierern in den Fokus
Der VME unterstützt mittelständische und inhabergeführte Möbelfachgeschäfte. Ein wesentlicher Bestandteil dabei ist die Zentralregulierung.
Die manuelle Bearbeitung einer Vielzahl von Papierrechnungen stellte eine Herausforderung dar und führte zu erheblichem Ressourcen- und Zeitaufwand, der sich auf die Qualität und Wirtschaftlichkeit der Prozesse auswirkte. Um diese Situation zu verbessern, wurde die elektronische Rechnungsabwicklung umgesetzt. Dies sollte nicht nur zu einer Reduzierung des Papieraufkommens führen, sondern auch zu Kosteneinsparungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette beitragen.
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Umsetzung
Umsetzung
IWOfurn hat die technischen Voraussetzungen dafür geschaffen, dass Rechnungen, die von Lieferanten in manueller Form an den VME gesendet werden, den VME-Mitgliedern in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden können. So können die Daten fehlerfrei eingelesen und nahtlos in Folgeprozesse integriert werden.
Die Lieferanten der Verbandsmitglieder senden ihre Rechnungen über einen zentralen Kanal an den VME. Die Daten werden unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft und können im EDI-Format gesetzeskonform an den VME übermittelt werden.
Zusätzlich zum EDI-Format erhält der VME die Rechnungen als lesbare PDF-Datei, die zentral archiviert wird.
Ergebnis
Mit der Automatisierung der Rechnungsabwicklung konnte der manuelle Erfassungsaufwand auf ein Minimum reduziert werden. Dies führt zu einer schnelleren und fehlerfreien Verarbeitung der Rechnungen. Auch Fachkräfte konnten entlastet und die Datenqualität deutlich verbessert werden.
Durch die Einsparung von Ressourcen im Bereich Papier, Druck und Porto konnten die Kosten in der gesamten Wertschöpfungskette minimiert werden. Durch die Optimierung der automatisierten Rechnungsprüfung bei den Händlern kann aus den gewonnenen Positionsdaten ein Mehrwert für alle Beteiligten generiert werden.