porta Gruppe | Lieferantenportal
Binden Sie nicht EDI-fähige Geschäftspartner über ein Lieferantenportal an
Durch die Umsetzung der EDI-Integration kann die porta-Gruppe schon seit Jahren mit ihren Geschäftspartnern digital kommunizieren. Dennoch gab es eine Anzahl an Unternehmen nicht EDI-fähiger Lieferanten, die einen hohen manuellen Aufwand im Unternehmen verursachten. Die Portal-Lösung war der richtige Ansatz, um diese Anzahl der Unternehmen digitalisiert in die Arbeitsabläufe zu integrieren.
Wie nicht EDI-fähige Geschäftspartner über ein Lieferantenportal digital werden
Porta setzt bereits seit Jahren eine EDI-Lösung ein, um mit seinen Geschäftspartnern elektronische Belege auszutauschen. Damit wird ein hohes Volumen an Belegdaten mit den Geschäftspartnern effizient und fehlerfrei ausgetauscht. Das wichtigste EDI-Ziel war damit erreicht: Alle EDI-fähigen Partner waren vernetzt. Neben der Erleichterung im Arbeitsablauf wurde auch die Datenqualität um ein Vielfaches verbessert.
Die nächste Herausforderung stand an: die Integration der nicht EDI-fähigen Lieferanten. Dies betraf insbesondere kleine Unternehmen oder Geschäftspartner mit wenig Belegaustausch, die aus verschiedenen Gründen nicht fähig sind, EDI zu integrieren. Das nächste Ziel für porta war es nun, sich auch mit diesen Geschäftspartnern digital zu vernetzen. Dafür wurde das IWOfurn Lieferantenportal in Anspruch genommen. Mit dieser Lösung ist es möglich, mit allen Lieferanten digital Belege auszutauschen und den manuellen Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren. Für IWOfurn, Marke der Integrated Worlds, galt es, die technischen Anforderungen zwischen porta und seinen Partnern umzusetzen, um alle Prozesse digital abwickeln zu können.
Umsetzung
Umsetzung
Über das IWOfurn Portal werden nicht EDI-fähige Geschäftspartner integriert. Mit dem Portal muss der Lieferant keine technischen Voraussetzungen erfüllen, um damit arbeiten zu können. Über eine Schnittstelle interpretiert das Portal die Auftragsdaten von porta so, dass wieder eine vom Menschen lesbare Repräsentation der Daten in einem Webformular abgebildet wird. Antwortnachrichten können ebenso durch Formulareingaben oder Ableitung der Auftragsinformationen erstellt werden.
Der Anwender arbeitet webbasiert und gibt Daten in die Webformulare ein. Er muss daher keine technischen Fähigkeiten im Umgang mit Schnittstellen haben. Dies ist ein besonderer Mehrwert für Unternehmen wie porta, da sehr oft kleine Unternehmen nicht über das technische Know-how verfügen, es aber für ein Handelsunternehmen wichtig ist, sich auch mit diesen Unternehmen digital auszutauschen.
Porta Möbel profitiert so von EDI-Belegen z.B. Auftragsbestätigungen, Lieferavis oder Rechnungen, die IWOfurn sendet und dann bei porta automatisch eingelesen und verarbeitet werden. Der Lieferant muss sich nur in einem Webportal anmelden und dort die Belegdaten (wie z.B. die Lieferavisierung) eingeben.
Das Lieferantenportal umfasst Funktionalitäten, die es dem Lieferanten so einfach wie möglich machen, die Antwortnachrichten zu erzeugen. Auftragsinformationen werden per Klick schnell in Positionen der Antwortbelege übernommen. So werden z. B. Artikelstammdaten eindeutig erfasst, ohne dass weitere Nachfragen notwendig sind.
Ergebnis
Das Outsourcing des Lieferantenportals zur IWOfurn ist eine effiziente Ergänzung der bestehenden EDI-Lösung bei porta, um nicht EDI-fähige Partner mit möglichst wenig Aufwand anzubinden. Die Geschäftsprozesse von porta werden nun effizienter umgesetzt. Das Unternehmen porta ist jetzt in der Lage komplett mit allen Lieferanten EDI-Belege austauschen. Mit einer anfänglich minimalen Zeitinvestition, die das Anmelden und die Eingabe von Daten umfasst, kann auch der Lieferant an seiner EDI-Fähigkeit arbeiten, um seine Prozesse zu optimieren und redundante Datenpflege in seinem ERP und einem oder mehreren Lieferantenportalen vermeiden. Mit dem Lieferantenportal wurden die Lösungen im Sinne von porta weiter optimiert.
Über das Unternehmen
Zur porta Gruppe gehören aktuell 27 großflächige porta Einrichtungshäuser, zwei porta Küchenwelten in Berlin-Mahlsdorf und Leipzig-Paunsdorf, rund 100 Märkte des Omnichannel-Einrichtungsdiscounters SB-Möbel BOSS, 22 Einrichtungsmärkte der ASKO-Gruppe in Tschechien und der Slowakei sowie der
sachsen-anhaltinische Möbelhändler Möbel Letz. Die Unternehmensgruppe mit rund 7.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erwirtschaftete 2022 einen Jahresumsatz von 1,34 Milliarden Euro. Birgit Gärtner und Achim Fahrenkamp führen das 1965 gegründete Unternehmen gemeinsam mit Holding-Geschäftsführer Paul de Jong in zweiter Generation. Als Familienunternehmen engagiert sich die porta Unternehmensgruppe für verschiedene soziale Projekte und Einrichtungen. Schwerpunktmäßig unterstützt porta die „Andreas Gärtner-Stiftung – Hilfe für Menschen mit geistiger Behinderung“, die 1993 von porta
Mitgründer Hermann Gärtner ins Leben gerufen wurde.
