E-Rechnung: Pflicht mit vielen Vorteilen für Ihr Unternehmen

Die Einführung der E-Rechnung bietet Ihnen die Gelegenheit, Ihre Prozesse auf das nächste Level zu heben und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Unternehmen, die diesen digitalen Wandel erfolgreich vollziehen, setzen neue Massstäbe für Effizienz und Nachhaltigkeit in ihren Geschäftsprozessen. Damit stärken Sie nicht nur Ihre Wettbewerbsfähigkeit, sondern positionieren sich auch als Vorreiter der digitalen Transformation.

Die bevorstehenden Fristen des beschlossenen Wachstumschancengesetzes – 2025 für den Empfang, 2027 für große Unternehmen und 2028 für alle – machen deutlich, dass die Umstellung auf E-Rechnungen nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch eine strategische Chance ist. Wer frühzeitig auf die Umstellung reagiert, profitiert von erheblichen Kosteneinsparungen, verbesserter Datenqualität und stärkeren Geschäftsbeziehungen.

Webseminar: E-Rechnung im Fokus
Vorgaben und Chancen durch das Wachstumschancengesetz

12. September & 17. Oktober 2024
11:00 bis 11:30 Uhr

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Ihre Vorteile mit der E-Rechnung im Überblick

Die Einführung der E-Rechnung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile durch die vollständige Automatisierung ihrer Rechnungsprozesse. Dieser Wandel bringt sowohl betriebswirtschaftliche als auch organisatorische Verbesserungen mit sich.

  • Wegfall von Material- und Prozesskosten: Durch die Umstellung von papierbasierten auf digitale Rechnungen entfallen Kosten für Material, Druck, Porto und Verarbeitung vollständig.
  • Schnelle Begleichung und Skonto-Erträge: Digitale Rechnungsprozesse ermöglichen eine schnellere Begleichung der Rechnungen, was die Nutzung von Skonto-Möglichkeiten und somit zusätzliche Erträge fördert.
  • Effizienzsteigerung: Im Vergleich zur manuellen Bearbeitung spart die elektronische Rechnungsbearbeitung Zeit.
  • Kostensenkung pro Rechnung: Unternehmen können die Kosten pro Rechnung im Durchschnitt um 15 € senken. Zusätzlich spart die elektronische Archivierung weitere 5 € pro Rechnung.
  • Minimierung von Erfassungsfehlern: Durch die Automatisierung werden menschliche Fehler bei der Eingabe vermieden.
  • Vermeidung von Mahngebühren: Durch eine zügige Bearbeitung können Mahngebühren vermieden werden.
  • Erfüllung von Kundenanforderungen: Größere Geschäftspartner verlangen zunehmend E-Rechnungen, oft in ihrem bevorzugten EDI-Format, um diese in ihr ERP-System oder Warenwirtschaftssystem (WWS) zu integrieren.
  • Stärkung der Kundenbeziehungen: Die Möglichkeit, E-Rechnungen in den gewünschten Formaten zu versenden, bindet Kunden und schafft Raum für wertschöpfende Tätigkeiten.
  • Rechtliche Grundlage für die vollständige Digitalisierung: Ab Januar 2025 können Unternehmen den Rechnungsversand vollständig digitalisieren, auch ohne die ausdrückliche Zustimmung ihrer Kunden.
  • Transparenz im Zahlungsverkehr: Der Austausch von E-Rechnungen erhöht die Transparenz, indem er eine konsistente und automatisierte Datenverarbeitung ermöglicht.
  • Verbesserte Datenqualität: Durch automatische Validierung der Rechnungsdaten steigt die Qualität der Daten, was die Vertrauenswürdigkeit der Unternehmensinformationen gegenüber Geschäftspartnern stärkt.

Erläuterung zum Rechnungsempfang: Was Sie bedenken sollten

Die meisten Unternehmen werden bis Januar 2025 eine Schnittstelle eingerichtet haben, um E-Rechnungen zu empfangen und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. In der Regel handelt es sich dabei um Schnittstellen in der Finanzbuchhaltung (FiBu) für Formate wie XRechnung und ZUGFeRD. Aber reicht das wirklich aus? Wie sieht es bei Ihnen mit der Integration in ERP- oder Warenwirtschaftssysteme (WWS) aus? Haben Sie bereits Pläne, um diese Herausforderung zu meistern und Ihre Prozesse umfassend zu optimieren?

Haben Sie bereits Maßnahmen ergriffen, um möglichst viele Ihrer Lieferanten anzubinden, um Papier und E-Mails zu reduzieren und die Bearbeitung zu beschleunigen, beispielsweise zur besseren Nutzung von Skonti?
Wird die USt14-Prüfung (Konformität mit dem Umsatzsteuergesetz §14) in Ihrem Unternehmen automatisch durchgeführt, oder bleibt dies eine manuelle oder gar vernachlässigte Aufgabe?
Archivieren Sie in Ihrem Unternehmen bereits E-Rechnungen lesbar, recherchierbar und rechtssicher, wie es das Gesetz vorschreibt?
Wie werden Rechnungsdaten für Warenlieferungen im ERP-/Warenwirtschaftssystem erfasst, wenn sie in der FiBu eingehen? Erfolgt dies noch manuell?
Wenn E-Rechnungen direkt in Ihr ERP/WWS eingehen: Wie hoch sind die Kosten und decken diese alle Geschäftsvorfälle und Formate ab?

Unsere Lösungen für den Rechnungsempfang im Überblick

Wir ermöglichen es Ihnen, Rechnungen in beliebigen elektronischen Formaten zu empfangen und in die benötigten Zielformate für Ihre Finanzbuchhaltung (FiBu), ERP-, Warenwirtschafts- und Archivsysteme umzuwandeln. Dadurch wird eine nahtlose Integration in Ihre bestehenden Systeme gewährleistet.

Sie können Ihre Rechnungen entweder in Ihrem eigenen Archivsystem oder in unserem Archivsystem automatisch archivieren lassen. Unsere elektronische Archivierung entspricht den gesetzlichen Vorgaben und sorgt für die sichere und ordnungsgemäße Aufbewahrung Ihrer Dokumente.

Für Ihre Lieferanten, die nicht in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu versenden, bieten wir ein Portal an, über das elektronische Rechnungen generiert werden können. Unser Lieferantenportal unterstützt nicht nur den elektronischen Rechnungsaustausch, sondern auch den Austausch weiterer Dokumente wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferavise.

Neben Rechnungen unterstützen wir auch den digitalen Austausch weiterer wichtiger Dokumente wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferavise.

Falls keine direkte Schnittstelle vom ERP/WWS-System zur FiBu besteht, können wir parallel E-Rechnungen für die FiBu erzeugen, um den Prozess zu optimieren.

Grafik E Rechnung Empfang

Erläuterung zum Rechnungsversand: Was Sie bedenken sollten

Im Gegensatz zur gesetzlichen Pflicht, ab Januar 2025 elektronische Rechnungen zu empfangen, sind Unternehmen nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. Dennoch möchten wir Sie ermutigen, die Vorteile der E-Rechnung zu nutzen. Um Ihre Bedürfnisse besser zu verstehen, bitten wir Sie, folgende Fragen zu berücksichtigen:

Haben Sie bereits elektronische Rechnungen (EDI oder E-Rechnungen) von Ihren Geschäftspartnern eingefordert oder planen Sie dies aufgrund der neuen Gesetzgebung?
Haben Sie möglicherweise aufgrund fehlender E-Rechnungslösungen die Zusammenarbeit mit potenziellen Geschäftspartnern nicht realisieren können?
Verfügen Sie bereits über eine Lösung für den Versand von EDI-Rechnungen, nutzen diese jedoch nur für eine begrenzte Anzahl von EDI-fähigen Geschäftspartnern?

Unsere Lösungen für den Rechnungsversand im Überblick

Wie beim Rechnungsempfang können wir Ihre Rechnungen in verschiedenen elektronischen Formaten annehmen und in die passenden Zielformate Ihrer Geschäftspartner umwandeln, sei es für FiBu-, ERP-, Warenwirtschafts- oder Archivsysteme.

 Zusätzlich zum Versand von Rechnungen ermöglichen wir den digitalen Austausch weiterer wichtiger Dokumente wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferavise.

Wir können alle Rechnungen von einem EDI-Format in eine Standard-E-Rechnung umwandeln, die alle Ihre Geschäftspartner ab Januar gesetzlich annehmen müssen. Darüber hinaus können wir die zugestellte und damit rechtsgültige Rechnung in Ihr Archivsystem zurückspielen, um den rechtlichen Anforderungen zu entsprechen.

Sie haben die Möglichkeit, die Archivierung von Rechnungen im gewünschten Format entweder in Ihrem eigenen Archivsystem oder in unserem Archivsystem automatisch vornehmen zu lassen. Dies gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die sichere Aufbewahrung Ihrer Rechnungen.

Grafik E Rechnung Versand

E-Rechnungspflicht: Was kommt auf Sie zu?


Deutschland wird in den kommenden Jahren schrittweise die E-Rechnungspflicht einführen, um die digitale Transformation voranzutreiben und bürokratische Hürden abzubauen:

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro ihre Rechnungen elektronisch ausstellen können.

Ab dem 1. Januar 2028 wird die elektronische Rechnungsstellung für alle deutschen Unternehmen verpflichtend.

Es ist entscheidend, sich frühzeitig auf diese gesetzlichen Veränderungen und technischen Anforderungen vorzubereiten.

Lesen Sie hier alles Wissenswerte zur E-Rechnungspflicht und zum Wachstumschancengesetz.

Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung und lassen Sie uns gemeinsam Ihre Prozesse optimieren.

Entscheiden Sie sich für unsere Lösungen und profitieren Sie von unserer Expertise und Flexibilität. Ihr Erfolg ist nur einen Klick entfernt!

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Angela Katzenmayer
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