Die E-Rechnung wird zur Pflicht
Mit dem vor kurzem verabschiedeten Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich zur Pflicht. Der Bundesrat hat dem Gesetz am 22. März 2024 nach einem Vermittlungsverfahren seine Zustimmung erteilt. Mehr zur Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung finden Sie hier in unserer Übersicht.
Der Countdown läuft:
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Die elektronische Rechnungsstellung hat sich im Geschäftsverkehr bereits ohne gesetzliche Vorgaben zum Standard entwickelt, da die Vorteile der automatisierten Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten immer deutlicher werden. Im öffentlichen Sektor ist die elektronische Rechnungsstellung bereits Pflicht, und auch in der Privatwirtschaft wächst die Erwartung, dass Geschäftspartner elektronische Rechnungen versenden und empfangen können.
Mit der Einführung des Wachstumschancengesetzes haben Unternehmen einen zusätzlichen Anreiz, eine große Anzahl von Rechnungen von Papier und PDF in ein strukturiertes Format umzuwandeln. Selbst bei führenden Unternehmen werden noch nicht alle Eingangsrechnungen in ein strukturiertes Format umgewandelt.
Digitalisierung der Rechnungsprozesse ein Gewinn für die deutsche Wirtschaft
Experten gehen davon aus, dass das Gesetz erhebliche finanzielle Auswirkungen haben wird, da durch die Umstellung erhebliche Steuermehreinnahmen in zweistelliger Milliardenhöhe erwartet werden. Durch den elektronischen Rechnungsaustausch ist eine effizientere Kontrolle des Vorsteuerabzugs möglich, was zu einer deutlichen Verringerung der Umsatzsteuerlücke in Deutschland führen könnte.
Die E-Rechnung als Digitalisierungstreiber der deutschen Wirtschaft, schafft neben den finanziellen Aspekten auch Impulse für eine flächendeckende Digitaloffensive. Der deutsche Mittelstand ist nun gefordert einzusteigen in die digitalen Transformationsprozesse.
Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung ist ab 2025 nicht mehr zulässig!
Eine elektronische Rechnung ist nach neuer Begriffsdefinition eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen und damit der CEN-Norm EN 16931. Darunter fallen beispielsweise die genannten Formate: ZUGFeRD-Format (PDF-Dokument und XML-Datei, wobei die XML hierbei führend ist) und das XRechnungs-Format, welches u.a. bereits für die Abwicklung im öffentlichen Dienst genutzt wird.
Abweichend von diesen Formaten können auch bilaterale Absprachen zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger geschlossen werden. Voraussetzung ist, dass aus der elektronischen Rechnung im vereinbarten Format die erforderlichen Angaben vollständig und richtig in ein Format extrahieren lassen, welche der o.g. Norm entspricht. Somit sind jegliche EDI Verfahren auch weiterhin zulässig und der Austausch technologisch offen für weiter entstehende Rechnungsformate.
Wer ist betroffen?
Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Zudem müssen leistende Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig* sein.
*Ansässigkeit im Inland erfordert Sitz, Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte im Inland
Fristen der E-Rechnung
Grundsätzlich gilt die gesetzliche Verpflichtung ab 01.01.2025.
Angesichts der flächendeckenden Umsetzungsaufwände seitens der deutschen Wirtschaft hat der Gesetzgeber folgende Übergangsregelungen beschlossen:
- Bis Ende 2026 dürfen B2B-Umsätze weiterhin via Papier übermittelt werden, ebenso über nicht EN Konforme elektronische Formate. Voraussetzung ist (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers.
- Bis Ende 2027 dürfen für in 2027 ausgeführte Leistungen wie in 2025-2026 gehandhabt werden, jedoch nur unter Erfüllung, dass der Rechnungssteller einen Vorjahresumsatz von max. 800.000 € hat. Unternehmen die diesen Vorjahresumsatz überschreiten haben die Möglichkeit mittels EDI-Verfahren zu übermitteln, auch dann wenn bis dahin noch keine Extraktion in ein gültiges Format stattfindet.
- Ab 2028 ist die gesetzliche Regelung zwingend einzuhalten, da hier das elektronische Meldesystem im Rahmen der ViDA Initiative* der EU Kommission eingeführt werden soll.
*Hintergrund ViDA-Maßnahmen:
Ziel der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission ist die Vereinfachung des Rechtsrahmens für grenzüberschreitend tätige Unternehmen in der EU. Derzeit verursachen lokale Registrierungs- und Meldepflichten einen hohen Compliance- und Kostenaufwand, der nicht den Anforderungen des digitalen Zeitalters entspricht. Die Kommission hat daher Ende 2012 einen Vorschlag zur Anpassung der MwSt-Vorschriften unterbreitet, der die Unternehmen von ihren Verpflichtungen entlastet, die Verwaltungslasten verringert und gleichzeitig die Digitalisierung vorantreibt.
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